Online-Workshops mit Kunden und externen Partnern

Anwendungsfälle für das Tool Conceptboard bei abat

Auch in der Zusammenarbeit mit Kunden erleben wir nach wie vor einen hohen Anteil an virtueller Zusammenarbeit. Im Kontext der Teamarbeit zweier Unternehmen kann die Liste der allgemeinen Herausforderungen, wie kürzere Aufmerksamkeitsspanne oder Verlust von Mimik und Gestik, sogar noch erweitert werden. Oft liegen in beiden Unternehmen unterschiedliche technische Gegebenheiten und Tools vor. Auch die Kultur der virtuellen Zusammenarbeit, ob z.B. die Kamera in Meetings an ist, oder ob es Raum für Smalltalk gibt, unterscheiden sich meist. Hinzu kommen bei unternehmensübergreifender Zusammenarbeit noch Fragen des Datenschutzes und der Informationssicherheit.

Wie kann also unternehmensübergreifende Zusammenarbeit online gestaltet werden?

 

Das Tool Conceptboard eignet sich gerade für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.

Im Folgenden werden Features und Anwendungsgebiete von Conceptboard dargestellt und nützliche Tipps für den Einsatz gegeben.
Conceptboard ist ein Zusammenarbeitstool, das es mehreren User*innen gleichzeitig erlaubt, auf einer Art Whiteboard-Fläche zusammen zu arbeiten. So können alle Teilnehmer*innen aktiv am Geschehen teilhaben und ihren Input geben. Dabei gibt es keinen zeitlichen Versatz, Aktionen geschehen live und einsehbar für alle.


Conceptboard bietet zahlreiche Templates, unter anderem aus agilem Projektmanagement, Strategiemethoden oder Design Thinking, was nicht nur Zeit in der Vorbereitung spart, sondern auch viele Anwendungsfälle abdeckt. Damit eignet es sich sehr gut für Workshops in der Projektarbeit, Beratungs- oder Strategiekontext.


Ein weiterer relevanter Aspekt ist der Sitz des Unternehmens und der gespeicherten Daten. Conceptboard ist ein deutsches Unternehmen, welches die komplette Entwicklung und das Datenhosting in Deutschland betreibt und nach eigenen Angaben DSGVO-konform ist. Deswegen eignet es sich im Gegensatz zu anderen gängigen Kollaborationstools mit ausländischem Firmen- oder Serversitz in den meisten Fällen auch für Unternehmen. Konsultieren Sie dazu ggf. im Einzelfall Ihre*n Datenschutzbeauftragte*n. Da Conceptboard über den Webbrowser läuft, muss keine zusätzliche Software installiert werden und der Zugang ist für Teilnehmer*innen über einen Gastzugang möglich, für den keine Registrierung erforderlich ist. Auch das kommt vielen Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und IT-Richtlinien entgegen.

abat nutz mit seinen Kunden verschiedene Workshopformate, wovon wir Ausgewählte vorstellen möchten:

1. Fit-Gap-Workshops
Wenn es daran geht, die bestehenden Prozesse mit dem SAP-Standard abzugleichen, eignen sich kollaborative Workshops, um die Insights der Teilnehmer*innen festzuhalten und im nächsten Schritt Unterschiede zu bewerten. Im Beispiel wurde zuerst die IST-Prozesslandschaft gemeinsam festgehalten und im Anschluss die WMS-Standardfunktionalitäten gezeigt. Teilnehmer*innen haben dann mit einer Punkteabfrage aufgezeigt welche Funktionalitäten aus ihrer Sicht benötigt werden. Als nächstes hat das Team die Best-Practices vorgestellt. Ein Bereich für Notizen bietet Platz für Details, offene Punkte oder To-dos.

In diesem Format wurde die abwechslungsreiche Präsentation von Inhalten mit interaktiven Elementen kombiniert, so dass gerade zu Anfang des Projektes frischer Wind und Interaktion entstehen.

2. Teambuilding
Ein großes Projekt startet und viele Menschen, die in den nächsten Monaten oder Jahren zusammenarbeiten werden, begegnen sich das erste Mal in einem Kickoff. Egal, ob dieser in Präsenz oder virtuell stattfindet - wäre es nicht schön, wenn man etwas mehr über die Mitstreiter*innen erfahren würde? Wir nutzen hierfür Steckbriefe, die individuell auf das Projekt angepasst werden. Das erleichtert den Mitarbeitenden die eigene Vorstellung und bietet einen Spickzettel für die Kolleg*innen. Eine Mischung aus projektrelevanten und persönlichen Infos schafft auch virtuell und mit begrenzten technischen Möglichkeiten Zusammenhalt.

3. Retrospektiven
Conceptboard bietet zahlreiche Vorlagen für Team-Retrospektiven. Dadurch kann die Vorbereitungszeit für Retros deutlich reduziert werden. Außerdem wird das Team durch die Nutzung eines anderen Tools mental aus ihrer alltäglichen Projektroutine in einen anderen Mindspace geholt. Die virtuellen Retrospektiven ermöglichen es auch, verteilt arbeitenden Teams regelmäßig und kollaborativ ihre Teamprozesse zu reflektieren.

Für mehr Inspiration lesen Sie auch unseren Beitrag zu internen Anwendungsfällen. Mit etwas Kreativität lassen sich die vorgestellten Beispiele auch auf externe Workshops übertragen. Im Umkehrschluss können Sie die in diesem Beitrag genannten Beispiele auch auf interne Workshops anpassen.


Bei Verwendung des Conceptboards für externe Online-Workshops gibt es einige Punkte zu beachten:

  • Unterstützen Sie die Teilnehmer*innen beim Einstieg
    Auf den meisten Boards befindet sich eine Sektion, die die wichtigsten Bedienelemente und Tipps zu jeder Zeit für alle Teilnehmer*innen sichtbar macht. Gehen Sie die wichtigsten Funktionen und Bedienelemente zu Beginn mit den Teilnehmenden durch und geben Sie ein wenig Zeit, um sich auf dem Board zu orientieren und die Funktionen auszuprobieren. Dafür eignen sich auch kleine Aufwärmaufgaben. Ein Vorab-Zugang auf eine Spielwiese, auf ein Testboard oder das Stellen einer kleinen Vorab-Aufgabe helfen ebenfalls sich mit dem Tool vertraut zu machen.
  • Achten Sie auf technische Voraussetzungen!
    Der Zugang über den Webbrowser räumt bereits viele technische Hürden aus. Versichern Sie sich jedoch vorab, dass die URL nicht durch firmeninterne Richtlinien geblockt ist. Klären Sie vorab über welches Medium, die sprachliche Kommunikation stattfinden soll und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer*innen benötigte Hardware wie Headset und ggf. Kamera zur Verfügung stehen. Testen Sie vorab die möglichen Verbindungsmöglichkeiten aus Bürostandorten oder auch über den VPN Ihrer Unternehmen.
  • Legen Sie die Spielregeln fest
    Ein Nachteil der virtuellen Zusammenarbeit kann die ständige Ablenkung sein. Während Sie in  Präsenz Ablenkungen durch standardmäßig geöffnete Mail- und Messengerprogramme sowie Benachrichtigungen umgehen können, müssen diesen in der virtuellen Zusammenarbeit aktiv begegnet werden. Wird keine Kamera verwendet, schweift die Aufmerksamkeit noch leichter ab. Vereinbaren Sie zu Beginn des Workshops Spielregeln der Zusammenarbeit. Klären Sie, ob Sie die Kamera verwenden und wie Sie mit Störungen durch Nachrichten und Anrufe umgehen möchten. Möglicherweise einigen Sie sich darauf, alle anderen Programme zu schließen, das Telefon stumm zu schalten und sich gegenseitig zu aktivieren. Vereinbaren Sie dies gemeinsam mit den Teilnehmenden statt Vorgaben zu machen, um Akzeptanz zu gewinnen.

 

Es lässt sich zusammenfassen:

Conceptboard bietet für die unternehmensübergreifende virtuelle Zusammenarbeit eine DSGVO-konforme Alternative mit geringen Zugangsbarrieren. Stimmen Sie den Einsatz jedoch vorher genau ab und testen Sie die technischen Voraussetzungen.
Es eignet gut für punktuelle Zusammenarbeit wie Workshops, in denen viel Interaktion gewünscht ist und kreative Prozesse angeregt werden sollen. Für aufeinander aufbauende Arbeitsergebnisse eignen sich klassische Formate besser. Eine Vielzahl an Vorlagen aus dem Projekt- und Strategiekontext unterstützt die Vorbereitung auch methodisch.

 

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