SAP Business Workflow – so bilden Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen ab und optimieren diese fortlaufend

Ausgangssituation

In einem Unternehmen müssen Bestellanforderungen, abhängig vom Wert, von den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen und deren Vorgesetzten genehmigt werden. Bisher setzt das Unternehmen einen Papierprozess ein. Per Unterschrift und Hauspost erfolgt die entsprechende Genehmigung. Obwohl dieser Prozess etabliert ist, kommt es immer wieder zu Verzögerungen, Fehlleitungen und damit zu verspäteten oder fehlenden Genehmigungen. Dies führt zu einem erhöhten organisatorischen Aufwand und sogar zu vereinzelten Prozessstillständen (z.B. Produktionsstopp aufgrund von Fehlteilen).

Optimierungen mittels SAP Business Workflow

Zur Verbesserung solch typischer Situationen bietet sich der Einsatz eines digitalen Workflows im SAP an. Dazu nutzen wir einen SAP-Standard-Workflow als Basis, der um kundenspezifische Anforderungen erweitert wurde. Bei Anlage einer Bestellanforderung ermittelt das System automatisch die jeweiligen Verantwortlichen anhand der Freigabestrategie, z.B. abhängig vom Wert der Bestellanforderung und der Kostenstelle (Kontierung). Jede am Prozess beteiligte Person erhält ein sogenanntes Workitem, über das die Freigabe der Bestellanforderung vorgenommen werden kann. Das Workitem kann aus einer E-Mail heraus aufgerufen bzw. der Vorgang sogar direkt aus ihr genehmigt werden. Diese Bearbeitung kann auch über ein mobiles Gerät durchgeführt werden. Diese E-Mail-Benachrichtigungen werden zeitnah vom System generiert und an die Verantwortlichen geschickt. Im Anschluss daran werden die weiteren Prozessbeteiligten informiert.

Prozess-Transparenz und Qualität

Zu jeder Zeit kann im Prozess nachvollzogen werden, wer gerade die Bearbeitung vornehmen soll und wer den Vorgang bereits bearbeitet hat. Bei der Anlage des Geschäftsvorgangs ist sofort sichtbar, welche Verantwortlichen die Bearbeitung und Freigabe für diesen Use Case vornehmen müssen. Die Prozessqualität steigt automatisch aufgrund der hohen Systemunterstützung und die Fehleranfälligkeit durch manuelle Bearbeitung verringert sich.

Prozess-Sicherheit und Beschleunigung

Das System stellt sicher, dass die jeweils Verantwortlichen auch die Bearbeitung durchführen. Im Gegensatz zu einem manuellen Prozess, kann die Bearbeitung ohne Wartezeiten (z.B. durch Hauspost) sofort weitergeführt werden. Diese Beschleunigung hat viele Vorteile. Die Disponenten werden entlastet, Lagerbestände können ggf. reduziert werden, Fehlteile aufgrund zu später Bestellungen werden vermieden. Außerdem sind Fehlleitungen an die falschen Personen bei korrekter Implementierung und Pflege der Stammdaten nahezu ausgeschlossen.

Teilautomatisierung von sich wiederholenden Arbeitsabläufen

Das System kann beispielsweise im Anschluss an die Freigabe der Bestellanforderungen die jeweiligen Bestellungen dazu anlegen. In bestimmten Szenarien sind auch automatische Genehmigungen durch das System, z.B. bei geringem Wert möglich. Je höher das Mengengerüst der sich wiederholenden Geschäftsprozesse ist, desto größer ist der Nutzen des Workflow-Einsatzes und der sich daraus ergebenden Optimierungen im Prozess.

Unterstützung von UI5-Technologien – zur mobilen, ortsunabhängigen Nutzung

Technologisch kann der SAP-Workflow in allen SAP-Installationen aller Versionen genutzt werden. Im Laufe der Zeit haben sich die Möglichkeiten aufgrund neuerer Technologien erweitert. So kann die Bearbeitung nicht nur im SAP-Backend erfolgen, sondern auch mobil und ortsunabhängig durch Nutzung von UI5-Technologien.
Durch SAP S/4HANA ist ein weiteres, mächtiges Konstrukt mit den flexiblen Workflows hinzugekommen. Hier ist es möglich, dass der Fachbereich ohne tiefe technische Kenntnisse die Workflow-Konfiguration und Bearbeiterfindung selbstständig durchführt. Diese Funktionalität wird durch mobil nutzbare Fiori-Apps zur Verfügung gestellt.

Hinweis in eigener Sache:

Zum Thema SAP Business Workflow haben unsere Blogautoren Florian Finauer und Steve Hößler in gemeinsamer Arbeit mit anderen ein Buch geschrieben. Es enthält auf 505 Seiten einen umfassenden Themenüberblick und berichtet über die Neuerungen durch SAP S/4HANA. Das Buch erreicht unterschiedlichste Zielgruppen – der Inhalt ist, je nach Einzelthema, für Prozessverantwortliche, Fachanwender, IT-Mitarbeitende, Entwickelnde sowie Prozessberatende relevant.

 

Hier geht es zum Buch

Kontakt

  • Deutschland
  • Bremen
  • Oldenburg
  • München
  • St. Ingbert
  • Walldorf
  • Wolfsburg
  • Belarus
  • Minsk
  • Mexiko
  • Puebla
  • USA
  • Birmingham, AL
  • Royal Oak, MI
  • Greenville, SC

abat AG
An der Reeperbahn 10
28217 Bremen
Germany

Fon: +49 421 430460
info@abat.de

Route berechnen

ID-Impuls GmbH
Technologie- und Gründerzentrum Oldenburg
Marie-Curie-Straße 1
26129 Oldenburg

Fon: +49 441 36 11 63 56
info@id-impuls.de

Route berechnen

abat AG
Freisinger Straße 11
85716 Unterschleißheim

Fon: +49 89 21 23 15 40
Fax: +49 89 21 23 15 477

info@abat.de

Route berechnen

abat+ GmbH
Innovationspark am
Beckerturm
Kaiserstraße 170-174
66386 St. Ingbert

Fon: +49 6894 38 80 800
Fax: +49 6894 38 80 899

info@abatplus.de

Route berechnen

abat AG
PartnerPort
Altrottstr. 31
69190 Walldorf

info@abat.de

Route berechnen

abat AG
Wendenstraße 22
38448 Wolfsburg

info@abat.de

Route berechnen

BELabat
Pritytskogo Str. 156
Office 29
220017 Minsk
Belarus

Fon: +375 17-337-37-00
info@belabat.org

Route berechnen

MEXabat
Calz. Zavaleta 3922 4to-6
Santa Cruz Buenavista
Puebla, Pue. CP. 72170
México

Fon:
+52 (222) 563 9094
+52 (222) 812 9069

xviw@abat.de

Route berechnen

abatUS LLC
950 22nd Street North
Suite 707
Birmingham, AL 35203
USA

Fon: +1 205-886-1998
info@abat-us.com

Route berechnen

abatUS LLC
333 W 7th Street
Suite 210
Royal Oak, MI 48067
USA

Fon: +1 205-588-8158
info@abat-us.com

Route berechnen

abatUS LLC
1 North Main Street
4th Floor
Greenville, SC 29601
USA

Fon: +1 205-588-8158
info@abat-us.com

Route berechnen