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Versand von „E-Rechnungen“ mit „SAP Document Compliance, Cloud Edition“

Die gesetzliche Verpflichtung und deren Hintergrund

Seit dem 27.11.2020 gilt: Lieferanten des Bundes sind zum Versand von elektronischen Rechnungen gesetzlich verpflichtet. Die Anzahl der betroffenen Betriebe ist hoch – ca. jedes zweite deutsche Unternehmen ist Auftragnehmer der öffentlichen Hand. Zu dieser zählt nicht nur die unmittelbare Bundesverwaltung, sondern auch Organisationen, an denen der Bund mehrheitlich beteiligt ist. Weiterhin gilt die Bestimmung, unabhängig von der Unternehmensgröße, ab einem Auftragswert von 1.000 Euro. 

Hintergrund der sogenannten „E-Rechnung“ ist eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014, mit dem Ziel der Vereinheitlichung der bis dato vielen, inkompatiblen elektronischen Rechnungsstandards. Außerdem begrenzt die Direktive den Begriff der elektronischen Rechnung auf strukturierte Formate. Die Folge: Ausschließlich bildhafte Dateien wie PDFs werden nicht anerkannt. 

Basierend auf den europäischen Vorgaben, wurde der Datenaustauschstandard „XRechnung“ als Spezifikation für den Rechnungsaustausch mit den deutschen Behörden entwickelt. Darüber hinaus wird das Format „ZUGFeRD“ (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab der Version 2.0 ebenfalls akzeptiert. Im Gegensatz zu „XRechnung“, bei welcher es sich um ein rein strukturiertes XML handelt, wird dieses beim Hybridformat „ZUGFeRD“ in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Während das PDF eine menschenlesbare, bildhafte Rechnung darstellt, kann die XML-Datei maschinell verarbeitet werden. 

“SAP Document Compliance, Cloud Edition“ als universelle Lösung

Um gesetzeskonforme elektronische Fakturen schnell und unkompliziert erstellen und versenden zu können, bietet die SAP mit „SAP Document Compliance, Cloud Edition“ die passende technische Lösung. Dabei erstellt der Anwender, z.B. unter Nutzung des SD-Moduls, eine Faktura. Auf Grundlage dieser wird das zugehörige „eDocument“ generiert, bei welchem es sich um die „E-Rechnung“ im jeweiligen XML-Format handelt. Mithilfe des „eDocument Cockpits“ können zahlreiche länderspezifische Formate aus einer zentralen Anwendung heraus verwaltet werden. 

Auch wir sind als Lieferant eines öffentlichen Auftraggebers von den gesetzlichen „E-Rechnungs“-Bestimmungen betroffen und haben die Lösung für den Versand von „XRechnungen“ implementiert. Zusätzlich zu den durch die interne Realisierung gewonnen Erfahrungen, konnten wir Kunden erfolgreich bei der Implementierung unterstützen. 

„SAP Document Compliance, Cloud Editon” ist sowohl für SAP S/4HANA als auch für SAP ECC verfügbar. Da die SAP mittlerweile einen Großteil der Implementierung als vorab konfigurierten Content zur Verfügung stellt, ist nur wenig manuelles Customizing erforderlich. Neben Deutschland sind viele weitere Nationen, wie Frankreich oder die Niederlande, bzw. deren länderspezifische Formate über eine Lizenz abgedeckt. Sobald die Lösung für ein Land erfolgreich implementiert worden ist, können weitere in kürzester Zeit ebenfalls eingerichtet werden.

Abbildung 1: Aufbau des „eDocument Cockpits“

Rechnungsversand via „PEPPOL“

Während „ZUGFeRD“-Fakturen per Mail verschickt werden, erfolgt der Versand von „XRechnun-gen“ mit „SAP Document Compliance, Cloud Edition“ über einen von der SAP gehosteten Cloud-Service. Dieser realisiert den Rechnungsversand über das sogenannte „PEPPOL“-Netzwerk (= Pan-European Public Procurement OnLine). Bei „PEPPOL“ handelt es sich um eine webdienstbasierte Transportinfrastruktur für die Abwicklung grenzübergreifender elektronischer Beschaffungen. 

Die Idee ist, dass jedes Unternehmen mit jeder europäischen Behörde Dokumente austauschen kann. Das Netzwerk basiert auf einem „4-Corner-Modell“, bei dem die beiden Geschäftspartner, anstelle eines direkten Austausches, Dienstleister verwenden. Diese betreiben für den Versand bzw. Empfang jeweils „Access Points“, über die jeder Teilnehmer gemäß dem Prinzip „Connect once, connect to all“ erreicht werden kann. Aufgrund dessen, dass die Übermittlung durch ein rechtliches Framework reglementiert ist, sind keine bilateralen Absprachen zwischen den Parteien notwendig. Darüber hinaus erhält der Sender bei erfolgreichem Versand eine Empfangsbestätigung. 

Abbildung 2: Funktionsweise des „4-Corner-Modells“ (vereinfachte Darstellung)

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