SAP S/4HANA Einführung bei der HIL GmbH
Effizientere Prozesse, schnellere Instandhaltungen und eine zukunftssichere IT-Landschaft
Auf einen Blick
Militärdienstleister
Hauptsitz Bonn
3.047 Mitarbeitende
ca. 630 Mio. € Umsatz pro Jahr
Das Unternehmen
Die HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL) ist ein bedeutender Akteur im Bereich der militärischen Logistik und Instandhaltung in Deutschland. Als hundertprozentige Tochter gesellschaft des Bundes steht sie im Dienst der Bundeswehr und übernimmt die verantwortungsvolle Aufgabe, militärisches Großgerät instand zu halten, zu modernisieren und einsatzbereit zu machen. Mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden an über 70 Standorten bundesweit bietet die HIL GmbH ein flächendeckendes Servicenetz für eine zuverlässige logistische Unterstützung.
Der Umgang mit öffentlichen Verwaltungsstrukturen insbesondere im Bundeswehrumfeld und das Aufbrechen alter Prozesse sind zeitintensiv und mit längeren Entscheidungsphasen verbunden. Trotzdem haben wir die Einführung von SAP S/4HANA im Greenfield vorangetrieben und die ersten beiden Go-lives erfolgreich gestalten können.
Thomas Laudor,
Projektleiter des S4-Projektes bei der HIL GmbH
Die Herausforderung
Die HIL stand Anfang der 2020er-Jahre vor einer wachsenden Belastung ihrer bestehenden IT-Strukturen. Die weltpolitische Lage veränderte sich rasant. Damit stieg das Volumen an Instandhaltungsmaßnahmen für die Waffensysteme der Bundeswehr deutlich. Das bestehende SAP-System stammte aus den frühen 2000ern, wurde durch die HIL von einem Mitglied des ehemaligen Konsortiums übernommen und war auf die Anforderungen dieser neuen Dimension nicht vorbereitet. Instandhaltung und Ersatzteilmanagement waren in alten Prozessen organisiert, die nicht mehr zu den heutigen logistischen und technischen Ansprüchen passten.
Zudem war das System nicht skalierbar genug, um das geplante Wachstum zu tragen: Bis 2031 rechnet die HIL mit einer Steigerung der Instandhaltungsstunden von etwa 3,5 auf 5,8 Millionen Stunden pro Jahr. Auch die Zahl der betreuten Systeme und Geräte wird von 28.500 auf ca. 38.500 steigen. Die Lagerverwaltung war ein weiteres Problem: Während die Werke bereits auf Lagerplatzebene verwalteten, hatten viele kleinere Stützpunkte keine SAP-gestützte Bestandsführung. Die Folge waren zeitaufwendige Suchvorgänge und ineffiziente Materialflüsse.
Die alte SAP-Landschaft hatte sich über zwei Jahrzehnte hinweg durch Anpassungen und Sonderlösungen immer weiter verzweigt. Dadurch waren Prozesse oft historisch gewachsen, aber nicht mehr effizient. Viele Aufgaben, etwa in der Erfassung von Arbeitszeiten oder im Beschaffungsprozess, erforderten noch handschriftliche Arbeit oder umständliche Papierwege. Ohne grundlegende Erneuerung war eine moderne, effiziente und sichere Instandhaltungslogistik nicht mehr möglich.
Zusätzlich wurde absehbar, dass bestehende Betriebsstätten durch steigende Reparaturbedarfe entweder erweitert oder die Fähigkeit zum Mehrschichtbetrieb aufgebaut werden sollten. Die HIL benötigte daher eine IT-Lösung, die sowohl auf der technischen als auch auf der organisatorischen Seite eine robuste Grundlage für die Zukunft schuf. Besonders im sensiblen Bereich der Wehrtechnik war es essenziell, höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit einzuhalten. Cloud-Lösungen waren aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen. Stattdessen musste ein modernes, skalierbares System geschaffen werden, das komplett On-Premises betrieben werden konnte.
Die Lösung
abat setzte auf einen Greenfield-Ansatz mit SAP S/4HANA. Angelehnt an die SAP Activate Methode wurde mit Best Practices gearbeitet. Das neue System bildet nun alle relevanten Geschäftsbereiche ab: von Asset Management und Finance über Human Resources, Service und Supply Chain bis hin zur Branchenlösung Defense & Security.
Besondere Schwerpunkte lagen auf der Einführung von SAP Central Finance, SAP EWM für die Lagerlogistik und SAP SuccessFactors für das Personalmanagement. Zusätzlich kam die SAP Business Technology Platform (BTP) zum Einsatz, um mobile Scanner und Geräte sicher und effizient anbinden zu können. Ein eigens entwickeltes Befundungstool ermöglicht eine papierlose Instandhaltungsaufnahme direkt am Fahrzeug. Die Fiori-First-Strategie stellte sicher, dass Anwender über moderne, intuitive Oberflächen arbeiten können.
Mit dieser Lösung wird HIL in der Lage sein, Prozesse zu standardisieren, Digitalisierung voranzutreiben, die tägliche Arbeit auf der Fläche erheblich zu erleichtern und die Systemlandschaft effizient und sicher zu gestalten.
Das Projekt
Der Startschuss fiel Ende 2021. Die ersten Monate standen ganz im Zeichen der Konzeption. In der Fit2Standard-Analyse wurden die Anforderungen der HIL aufgenommen und mit den SAP Best Practices abgeglichen. Ziel war es, möglichst nah am SAP-Standard zu bleiben, gleichzeitig aber die spezifischen Anforderungen der Wehrtechnikbranche zu erfüllen.
Ab Mai 2023 begann die Realisierungsphase. Hier wurde das System auf die Bedürfnisse der HIL angepasst. Ein entscheidender Meilenstein war der erste Go-live zum 1. Januar 2025: Die Einführung von SAP Central Finance und der produktive Betrieb der Stammdatenprozesse. Damit konnten alle Finanzbelege im neuen System verarbeitet und konsolidiert werden, auch wenn sie ihren Ursprung im alten System hatten. Im Februar 2025 folgte der nächste Schritt: Die allgemeine Beschaffung und die Fakturierung liefen ab diesem Zeitpunkt ebenfalls produktiv im S/4HANA-System.
Ab August 2025 soll die Line of Business "Service" implementiert werden. Parallel dazu erfolgt die Anbindung von über 90 Prozent der Schnittstellen zum neuen System. Die größten logistischen Herausforderungen liegen in der Migration der rund 80 Werke und Stützpunkte. Dabei setzte man auf ein gestaffeltes Vorgehen: In vier Roll-out-Wellen sollen bis zum Jahresende alle Betriebsstätten produktiv ans neue System angeschlossen sein.
Jeder Roll-out umfasst eine regionale Gruppe von Stützpunkten und mindestens ein großes Werk. Besonders herausfordernd ist, dass während dieser Phase sowohl das alte als auch das neue SAP-System parallel betrieben werden müssen. Damit kann das Risiko eines Komplettausfalls minimiert werden.
Die Projektmannschaft umfasste in der Spitze rund 130 Personen – davon etwa 80 Berater und Entwickler von abat. Die enge Zusammenarbeit zwischen HIL und abat war geprägt von einer offenen Kommunikation und einem klaren Fokus auf Problemlösung. Auch wenn die Entscheidungswege in öffentlichen Organisationen oft länger dauerten, wurde stets gemeinsam daran gearbeitet, Lösungen schnellstmöglich umzusetzen. Eine Compliance-Schulung zu Beginn des Projekts sorgte dafür, dass alle Beteiligten auch in puncto Verhaltensregeln auf einer Linie arbeiteten – eine Erfahrung, die bei abat bleibenden Eindruck hinterließ. So erklärten Verantwortliche der HIL, dass eine Einladung zum Essen durchaus in Ordnung sei, aber es auch gerne einmal die Currywurst sein darf und das Sternerestaurant natürlich nicht in Ordnung ist. Bei einem nächsten Projekttreffen in Bremen wurde diese Regel dann auch gleich an einem Foodtruck umgesetzt.
Ergebnisse
Deutlich schnellere Erfassung und Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen durch mobile Endgeräte.
Präzisere Lagerverwaltung dank SAP EWM und Einführung von Lagerplatz- statt Lagerortlogik.
Verbesserte Transparenz bei Bestellungen und Kosten durch auftragsbezogene Beschaffungsprozesse.
Höhere Systemstabilität und Zukunftssicherheit durch moderne SAP-S/4HANA-Architektur.
Die Resultate
Heute profitiert die HIL von einer modernen, stabilen und zukunftsfähigen SAP S/4HANA-Umgebung. Durch die Einführung mobiler Endgeräte und neuer Befundungstools konnte die tägliche Arbeit in den Werkstätten deutlich vereinfacht werden. Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden direkt am Fahrzeug erfasst. Lange Wege zu Terminals und Papierformulare gehören der Vergangenheit an.
Auch die Materialwirtschaft wurde deutlich effizienter. Durch die Einführung von SAP EWM können Ersatzteile jetzt präzise auf Lagerplatzebene verwaltet werden. Suchzeiten haben sich massiv verkürzt. Bestellungen für Ersatzteile erfolgen auftragsbezogen und systemgesteuert, was die Entstehung von unkontrollierten Lagerbeständen verhindert. Gleichzeitig sorgt die integrierte Kostenkontrolle dafür, dass Instandhaltungsmaßnahmen bei Überschreitung definierter Kostengrenzen frühzeitig überprüft werden.
Dank der SAP BTP ist eine sichere Anbindung mobiler Geräte gewährleistet, ohne dabei sensible Daten zu gefährden. Die aufwendige Pflege paralleler Systeme gehört der Vergangenheit an. Die Fiori-First-Strategie erleichtert neuen Mitarbeitenden den Einstieg in die Prozesse und sorgt für eine höhere Akzeptanz der Digitalisierung.
Für die HIL bedeutet das neue SAP-System nicht nur eine deutliche Steigerung der Effizienz und Transparenz, sondern auch eine wichtige Grundlage für die weitere Expansion und die Sicherstellung der Einsatzbereitschaft der Bundeswehr in den kommenden Jahren.
Ich habe in der Vergangenheit schon viele unterschiedliche Projekte in IT-Umfeld geleitet, aber noch keines mit einer so hohen Anzahl an Beratern und Entwicklern. Beeindruckt hat mich besonders, wie schnell bei entstehenden personellen Engpässen zusätzliche qualifizierte Mitarbeiter durch den Projektleiter der abat zur Verfügung gestellt werden konnten. Herausfordernd war für mich der Umgang mit dem Tempo der abat-Berater, die oft antworteten, bevor ich ausgeredet hatte. Trotzdem ist mir das Projekt ans Herz gewachsen, ich bin stolz auf unseren bisherigen Erfolg und sicher, dass wir den Endspurt ebenfalls gemeinsam meistern.
Thomas Zenker,
stellvertretender PL des S4-Projektes bei der HIL GmbH
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abat Insights
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