Virtuelle Assistenten bieten Unterstützung in Geschäftsprozessen

Während Siri, Google Now, Alexa oder Cortana bereits im Alltag vieler Menschen verankert sind und Nutzer bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen, stehen virtuelle Assistenten im Arbeitsumfeld lediglich am Anfang der Entwicklung. Softwarelösungen, die in Unternehmen vollumfängliche Geschäftsprozesse abbilden, sind häufig sehr komplex und unübersichtlich. Und Mitarbeiter sind oftmals nicht dazu bereit, sich in aufwendige Systeme einzuarbeiten oder wünschen sich mehr Unterstützung in der Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Ein Ansatz zur Lösung dieser Anforderungen ist der Einsatz virtueller Assistenten. In diesem Beitrag wird beispielhaft beschrieben, wie die Integration eines Chatbots in das Supply Chain Management das Anlegen eines Kundenauftrags zu Beginn der Supply Chain vereinfachen kann.

Zunächst einmal: Was sind Chatbots?

Chatbots sind eine größtenteils eigenständig laufende Software, die ohne menschliche Eingriffe Interaktionen ausführt. Dadurch eignen sich Chatbots besonders zur Durchführung wiederkehrender Aufgaben, da diese Software zu Beginn lediglich einmalig initiiert werden muss.

Nachfolgend zeigen wir schematisch eine Möglichkeit auf, wie Kundenaufträge in einem S/4HANA-System mithilfe eines Chatbots angelegt werden können. Zur Erstellung des Chatbots wird die Plattform Recast.AI verwendet, da sie Anfang 2018 von der SAP aufgekauft wurde und somit eine Nähe zu dem Zielsystem (S/4HANA) besteht. Neben einer solchen Plattform wird ein OData-Service benötigt, der einen Funktionsbaustein zur Kundenauftragsanlage aufruft, um die in der Konversation eingegebenen Parameter in dem S/4HANA-System anzulegen. Damit die im Dialog eingegeben Daten an den OData-Service übergeben werden können, werden sie über einen eigenen Python Server transferiert. Im Folgenden werden die drei genannten Komponenten genauer beschrieben:

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S/4HANA-System

Zunächst werden hier, in einem Remote Function Call, die für das Erstellen eines Kundenauftrags nötigen Parameter definiert. Anschließend wird eine Methode geschrieben, mit der der OData-Service dem Funktionsbaustein die eingegebenen Daten übergibt und diese im System gespeichert werden. Anschließend gibt der OData-Service die Nummer des erstellten Auftrages zurück.

Recast.AI

Hier werden alle Interaktionsmöglichkeiten für den Chatbot definiert. So lassen sich zum Beispiel alle Parameter festlegen, die zum Anlegen eines Kundenauftrags benötigt werden. Falls der Chatbot-Nutzer nicht alle benötigten Parameter eingibt, wird er darauf hingewiesen, dass Informationen fehlen und anzugeben sind. Sowie alle Daten vorhanden sind, wird die Anfrage an den Server weitergegeben.

Python Server

Ein in Python geschriebener Server dient als Bindeglied zwischen Recast.AI und dem S/4HANA-System. Die von dem Chatbot weitergegebenen Daten gehen auf dem Server ein. Dieser extrahiert die Daten und stellt mit ihnen einen Request an das S/4HANA-System. Zudem nimmt der Server die Nummer des erstellten Kundenauftrages entgegen und gibt die Information in Form eines Textes an Recast.AI zurück.

Das Anlegen eines Kundenauftrages mithilfe eines Chatbots dient nur als Beispiel, um aufzuzeigen, welche Möglichkeiten sich durch seinen Einsatz ergeben können. Dies war lediglich ein erster kurzer Einblick, wie die Integration eines virtuellen Assistenten Geschäftsprozesse vereinfachen kann. Bei der Entwicklung von Chatbots sind allerdings keine Grenzen gesetzt. Sinnvoll ist der Einsatz im Rahmen von Geschäftsprozessen, da direkt mehrere Vorteile ausgespielt werden können: Zu jeder Uhrzeit, an jedem Tag im Jahr, werden Mitarbeitern oder auch Kunden sofort alle benötigten und relevanten Daten zur Verfügung gestellt. Das vermeidet Wartezeiten und Leerlauf, jedoch ohne teuren Personaleinsatz. Chatbots stehen rund um die Uhr zur Verfügung, sammeln Daten und stellen sie dem Anfragenden bereit, ohne dass menschliche Unterstützung notwendig ist.

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Kontakt:

Marcel Obist