Virtuelle Assistenten bieten Unterstützung in Geschäftsprozessen

Zunächst einmal: Was sind Chatbots?

Chatbots sind eine größtenteils eigenständig laufende Software, die ohne menschliche Eingriffe Interaktionen ausführt. Dadurch eignen sich Chatbots besonders zur Durchführung wiederkehrender Aufgaben, da diese Software zu Beginn lediglich einmalig initiiert werden muss.

Nachfolgend zeigen wir schematisch eine Möglichkeit auf, wie Kundenaufträge in einem S/4HANA-System mithilfe eines Chatbots angelegt werden können. Zur Erstellung des Chatbots wird die Plattform Recast.AI verwendet, da sie Anfang 2018 von der SAP aufgekauft wurde und somit eine Nähe zu dem Zielsystem (S/4HANA) besteht. Neben einer solchen Plattform wird ein OData-Service benötigt, der einen Funktionsbaustein zur Kundenauftragsanlage aufruft, um die in der Konversation eingegebenen Parameter in dem S/4HANA-System anzulegen. Damit die im Dialog eingegeben Daten an den OData-Service übergeben werden können, werden sie über einen eigenen Python Server transferiert. Im Folgenden werden die drei genannten Komponenten genauer beschrieben:

Python Server

Ein in Python geschriebener Server dient als Bindeglied zwischen Recast.AI und dem S/4HANA-System. Die von dem Chatbot weitergegebenen Daten gehen auf dem Server ein. Dieser extrahiert die Daten und stellt mit ihnen einen Request an das S/4HANA-System. Zudem nimmt der Server die Nummer des erstellten Kundenauftrages entgegen und gibt die Information in Form eines Textes an Recast.AI zurück.

Das Anlegen eines Kundenauftrages mithilfe eines Chatbots dient nur als Beispiel, um aufzuzeigen, welche Möglichkeiten sich durch seinen Einsatz ergeben können. Dies war lediglich ein erster kurzer Einblick, wie die Integration eines virtuellen Assistenten Geschäftsprozesse vereinfachen kann. Bei der Entwicklung von Chatbots sind allerdings keine Grenzen gesetzt. Sinnvoll ist der Einsatz im Rahmen von Geschäftsprozessen, da direkt mehrere Vorteile ausgespielt werden können: Zu jeder Uhrzeit, an jedem Tag im Jahr, werden Mitarbeitern oder auch Kunden sofort alle benötigten und relevanten Daten zur Verfügung gestellt. Das vermeidet Wartezeiten und Leerlauf, jedoch ohne teuren Personaleinsatz. Chatbots stehen rund um die Uhr zur Verfügung, sammeln Daten und stellen sie dem Anfragenden bereit, ohne dass menschliche Unterstützung notwendig ist.