Alles, was Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen müssen

Inhalt:

Einleitung
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Wie funktioniert Robotic Process Automation?
Was sind typische Anwendungsfälle für RPA?
Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich RPA besonders?
Warum sollte ich meine Prozesse automatisieren?
Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?
Welche Vorteile hat der Einsatz von RPA?
Ich möchte RPA im Unternehmen etablieren – was sind die ersten Schritte?

Fachkräftemangel ist mittlerweile in Unternehmen ein wesentlicher Faktor, der die Geschäftstätigkeit beeinträchtigt und weiteres Wachstum beschränkt. Daher müssen Unternehmen alle Möglichkeiten ergreifen, um mit Automatisierung wertvolle Arbeitskräfte freizuspielen.

Hier kommt Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel. In diesem Blogbeitrag haben wir einige grundlegende Informationen über RPA zusammengefasst.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Software-Robotern (Bots). Diese Bots können manuelle, sich wiederholende Aufgaben übernehmen, die traditionell von Menschen durchgeführt werden, beispielsweise Daten eingeben, Formulare ausfüllen, Dateien verschieben und komplexe Berechnungen durchführen. RPA ermöglicht es Unternehmen, Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Dadurch werden Mitarbeitende freigespielt, um sich auf wertvollere und strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Das führt in der Regel zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

RPA-Bots imitieren menschliche Aktionen wie Klicken, Eingeben und Lesen von Bildschirminhalten. Sie interagieren mit Benutzeroberflächen und arbeiten mit verschiedenen Anwendungen genau so, wie ein Mensch es tun würde. Ein IT-Bot ist also eine Software-Anwendung, die automatisierte Aufgaben ausführt. Diese können von einfachen Befehlen bis hin zu komplexen Prozessen, die mehrere Schritte umfassen, reichen.

Was sind typische Anwendungsfälle für RPA?

Damit ein Prozess mit RPA abgebildet werden kann, muss er folgende Kriterien erfüllen:

Der Prozess muss regelbasiert sein, d.h. der Ablauf muss im Vorfeld beschrieben werden können. Varianten und Ausnahmeregelungen sind prinzipiell möglich.

Der Prozess muss wiederholbar sein, d.h. immer nach demselben Muster ablaufen. Erst ab einer signifikanten Anzahl an Wiederholungen ist eine Automatisierung sinnvoll.
Der Input für den Prozess muss in digitaler Form vorliegen, z. B. als Mail, Excel-Datei etc.

Typische Anwendungsfälle für RPA umfassen:

Dateneingabe und -validierung: Automatisierung der Eingabe und Überprüfung von Daten in verschiedene Systeme.

Rechnungsverarbeitung: Automatisierung des Prozesses der Rechnungserstellung, -prüfung und -buchung.

Kundenbetreuung: Automatisierung der Beantwortung standardisierter Kundenanfragen und der Aktualisierung von Kundendatenbanken.

Bestandsmanagement: Automatisierung von Aufgaben wie Bestandsüberwachung und Bestellauslösung.

Berichterstattung: Automatisierte Erstellung und Verteilung regelmäßiger Berichte.

Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich RPA besonders?

RPA ist branchenübergreifend einsetzbar und eignet sich besonders für Unternehmen, die sich mit hohen Volumina von sich wiederholenden und regelbasierten Aufgaben befassen.

Warum sollte ich meine Prozesse automatisieren?

Prozessautomatisierung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, die Genauigkeit verbessern, die Bearbeitungszeit verkürzen und die Mitarbeitenden von monotonen Aufgaben befreien, sodass sie sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.

Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?

Es gibt verschiedene Formen der Prozessautomatisierung:

Bei einer Teilautomatisierung arbeiten Menschen und Bots zusammen, wobei der Bot bestimmte Teile des Prozesses automatisiert und der Mensch die Kontrolle übernimmt, wenn menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist. In diesem Fall spricht man von einem „Attended Bot“.

Bei der vollautomatisierten Variante übernimmt der RPA-Bot den gesamten Prozess ohne menschliches Eingreifen. Der Bot wird durch einen vereinbarten Startpunkt ausgelöst, z.B. ein Ereignis, wie das Eintreffen einer E-Mail oder durch einen festgelegten zeitlichen Rhythmus.

Welche Vorteile hat der Einsatz von RPA?

RPA bietet zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen, verbesserte Genauigkeit, höhere Geschwindigkeit und Skalierbarkeit sowie die Möglichkeit, Mitarbeiter*innen von routinemäßigen Aufgaben zu entlasten. Hinzu kommt, dass die Erstellung von RPA-Bots auf sogenannten Low-Code-Tools basiert.

Das bedeutet, dass ein funktionsfähiger Bot bereits mit wenig Fachkenntnis erstellt und angepasst werden kann. Darüber hinaus werden die betroffenen Systeme, in denen der Bot arbeitet, selbst nicht verändert. Die IT-Risiken sind dadurch deutlich geringer als bei Programmierungen, in denen die beteiligten Systeme verändert werden.

Ich möchte RPA im Unternehmen etablieren – was sind die ersten Schritte?

Die Einführung von RPA beginnt mit der Identifizierung geeigneter Prozesse für die Automatisierung, gefolgt von der Auswahl des richtigen Tools und Anbieters. Die Pilotierung kleinerer Projekte hilft, Erfahrungen zu sammeln und die Implementierung schrittweise auszubauen.

abat bietet hierzu das RPA-Starterpaket an. Weitere Informationen zu RPA finden Sie unter Robotic Process Automation (RPA) | abat transform