Zeit sparen und Datenqualität verbessern mit ID-Report

TAKKT AG organisiert Datensammlungsprozess neu

Auf einem Blick

2 CSR Manager bei der TAKKT AG

96 ID-Report Nutzer

62 Standorte Weltweit

1,336.8 Mio. Euro Jahresumsatz 2022

Das Unternehmen

TAKKT AG ist ein führender Omnichannel-Händler für Geschäftsausstattung in Europa und Nordamerika. Die Gruppe ist mit 3 Divisionen in mehr als 25 Ländern vertreten, und das Sortiment der Tochtergesellschaften umfasst über 700.000 Produkte aus den Bereichen Betriebs- und Lagereinrichtung, Büromöbel, Transportverpackungen, Displayartikel und Ausrüstungsgegenstände für den Gastronomie- und Hotelmarkt sowie den Einzelhandel.

ID-Report hat uns dabei geholfen unseren Datensammlungsprozess gruppenweit neu zu organisieren und zu automatisieren. Im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsberichterstattung ist es uns gelungen, umfassende Datenabfragen von verschiedenen Unternehmensbereichen und Standorten strukturiert vorzunehmen. So konnten wir Zeit sparen und die Datenqualität verbessern.

Marissa Friedrich - Group Sustainability, TAKKT Group

Nachhaltigkeit bei TAKKT

Nachhaltigkeit ist ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie von TAKKT. Neben finanziellen Kennzahlen wird die Unternehmenspraxis auch von nichtfinanziellen Kennzahlen im Bereich Umwelt und Soziales geleitet. Dafür wird das TAKKT-Produktportfolio regelmäßig anhand von „enkelfähigen“ Nachhaltigkeitsindikatoren bewertet. Außerdem verfolgt TAKKT das Ziel, den Anteil von nachhaltig zertifizierten Lieferanten zu erhöhen. Im Bereich Klima sollen die Scope 1 und Scope 2 Emissionen der Treibhausgase aller Standorte gegenüber dem Basisjahr 2021 bis 2030 um 50% reduziert werden. Da die gute Zusammenarbeit mit Stakeholdern für TAKKT im Vordergrund steht, ist es wichtig in den verschiedenen Themen möglichst viel Transparenz zu schaffen. So sollen Kundinnen, Mitarbeitende, Lieferanten und Geschäftspartner ausreichend über die Ziele und Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit informiert werden. Um das zu erreichen, steigen auch die eigenen Anforderungen an die Qualität der Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Optimierung von Datenqualität und -vollständigkeit ist eine Grundlage für die langfristige Verbesserung von Nachhaltigkeitsleistung und Zielerreichung bei TAKKT. Neben externen Produkt- und Lieferantendaten tragen auch interne Daten aus den einzelnen Unternehmensbereichen maßgeblich zur Bewertung der eigenen Nachhaltigkeitsperformance bei. Um den vielschichtigen Prozess der Datensammlung zu vereinfachen und gruppenweit zu implementieren hat TAKKT sich für die Softwarelösung ID-Report entschieden. So konnten qualitative und quantitative Datenabfragen zur Berechnung des Corporate Carbon Footprints und zur Erfüllung der GRI-Kriterien im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung über ID-Report erfolgreich umgesetzt werden. Die anschließende Analyse der Daten wurde im Anschluss mit Exporten aus ID-Report von internen Expert*innen durchgeführt. Die Ergebnisse der Datenanalyse und weitere Informationen zum Thema CSR der TAKKT können im Nachhaltigkeitsbericht eingesehen werden: TAKKT AG - Sustainability

Warum ID-Report?

Datenanforderungen an verschiedene Unternehmensbereiche und Standorte weltweit erfordern eine hohe Kunst der Koordination. Zu Beginn der Berichtsperiode im Jahr 2022 setzte TAKKT sich zum Ziel, die Qualität der Berichterstattung weiter zu verbessern. Zum einen, weil die regulatorischen Ansprüche in Zukunft wachsen werden, zum anderen aber auch, weil die Transparenz gegenüber den Stakeholdern sehr wichtig ist.

Es war klar, dass im Rahmen einer qualitativ hochwertigen Berichterstattung zunächst eine strukturierte und effiziente Datensammlung implementiert werden musste, denn die Qualität der Daten ist die Grundlage für alle nachfolgenden Prozesse. Um den Weg über große Excel-Datensätze und klassischen E-Mail-Verkehr zu schmälern, war ID-Report für die Datenabfrage eine ideale Lösung.

Die individuelle Zuordnung von Datenlieferanten zu einzelnen Abfragen ermöglichte es, ein umfassendes Verantwortungsprofil zu den verschiedenen Themen zu etablieren. Zugleich erleichterte die benutzerfreundliche Oberfläche eine gruppenweite Implementierung der Software. Das Feedback der Mitarbeitenden zeigte, dass sie nach einer kurzen Schulung bereits gut mit den Datenabfragen über ID-Report arbeiten konnten. Die große Flexibilität in der Erstellung einzelner Datenabfragen ermöglichte es zudem, die Daten nach individuellen Bedürfnissen abzufragen. So konnten die Datenlieferanten für die Berechnung des Corporate Carbon Footprints beispielsweise sowohl kostenbasierte als auch aktivitätenbasierte Daten eintragen. Durch die individuelle Struktur innerhalb der Software konnte in der letzten Berichtsperiode ein hoher Anteil an Primärdaten von allen Standorten gewonnen werden.

Mithilfe der Kontrollfunktion in ID-Report konnten die eingegebenen Daten regelmäßig überprüft werden und Fragen von Datenlieferanten, rund um die Dateneingabe, direkt über die Chatfunktion innerhalb der Software beantwortet werden. Dank der automatischen Umrechnung von Einheiten und der Berücksichtigung von Wechselkursen konnten die internationalen Daten aller 62 Standorte mühelos aggregiert werden. Mithilfe der Funktion war nicht der nur Aufwand auf Seiten der Datenlieferanten geringer, sondern es konnten gleichzeitig mögliche Fehlerquellen beseitigt werden. Insgesamt konnte der E-Mail-Verkehr mit der Dateneingabe über ID-Report deutlich reduziert werden und es war möglich, Probleme fallbezogen in der Software zu lösen. Auch die Integration der GRI-Kriterien in ID-Report erleichterte die spätere Umsetzung der Berichterstattung.

Ein großer Pluspunkt war neben den Softwareeigenschaften auch die Unterstützung von Seiten der abat-Expert*innen, die neben hilfreichen Schulungen auch die Beantwortung von Fragen rund um die Softwareimplementierung und -nutzung umfasste. Auch in den Hochphasen der Berichterstattung mit großem Zeitdruck konnten so bei technischen Problemen schnelle und zufriedenstellende Lösungen bereitgestellt werden.

Nach der erfolgreichen Implementierung von ID-Report wird TAKKT die Software auch außerhalb der Berichtsperiode zur regelmäßigen Abfrage von Daten verwenden. Dabei wird zukünftig auch auf den Plausibilitätscheck zurückgegriffen, der es ermöglicht, einen direkten Vergleich zwischen den Daten aus dem letzten Jahr und den aktuellen Daten vorzunehmen.

Die Resultate

Implementierung eines unternehmensweiten strukturierten Datensammlungs- und Berichtserstattungsprozess
Verbesserung der Datenqualität und -vollständigkeit
Schnelle und effiziente Datenabfragen, um den Arbeitsalltag der Datenlieferanten zu erleichtern