Erfüllung der Legal Requirements
Gesetzeskonforme und effiziente Rechnungsstellung mit SAP DRC
Die E-Rechnung im B2B-Bereich kommt
Ab dem 01. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen in der Lage sein, Elektronische Rechnungen zu empfangen. Auch der Versand wird stufenweise ab 2027 verpflichtend.
Die Regelungen folgen dem Wachstumschancengesetz und betreffen alle Unternehmensgrößen und -arten. Eine Verpflichtung zum Versenden von E-Invoices an Lieferanten des Bundes besteht bereits seit drei Jahren.
Was ist eine E-Rechnung?
Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung definiert der Gesetzgeber eine E-Rechnung als eine Rechnung, die in strukturierten Formaten wie XML vorliegt. Deutschland setzt dabei auf den Standard "XRechnung" (reines XML) sowie auf das Hybridformat "ZUGFeRD", wo ein XML in eine PDF-Datei eingebettet wird. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie zur Vereinheitlichung elektronischer Rechnungsformate.
Übermittlungsoptionen
Obwohl keine Vorschriften hinsichtlich der Übermittlung bestehen, gewinnt das PEPPOL-Netzwerk für den grenzüberschreitenden elektronischen Dokumentenaustausch immer mehr an Bedeutung.
Es ermöglicht Unternehmen über zugelassene Dienstleister mit Behörden und anderen Unternehmen in der EU zu kommunizieren. Weiterhin denkbar sind eine Web-Erfassung, ein Upload sowie der Versand per Mail.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind vielfältig:
Deutliche Senkung der Prozess- und Durchlaufkosten
Beitrag zum Umweltschutz durch Einsparung von Papier
Zeit- und Kostenersparnis durch effizientere Prozesse
Schnellere Zahlungseingänge und damit Optimierung des Cashflows
Die Lösung SAP Document and Reporting Compliance (DRC)
Um Unternehmen bei der Umsetzung dieser neuen Anforderungen zu unterstützen, bietet SAP mit SAP Document and Reporting Compliance eine passende Lösung. Diese Cloud-basierte Anwendung ermöglicht es, den Versand und Empfang von Elektronischen Rechnungen automatisiert abzuwickeln. SAP DRC unterstützt sowohl "XRechnung" als auch "ZUGFeRD" und integriert eine HTML-Vorschau, um Rechnungen vor dem Versand fachlich prüfen zu können.
SAP DRC minimiert das Risiko der Nicht-Konformität, indem es die Einhaltung von Echtzeit-, periodischen und Ad-hoc-Mandaten weltweit sicherstellt. Das Tool hilft, Prozesse weltweit zu transformieren, zu standardisieren und zu harmonisieren, um eine schnelle und effiziente lokale Compliance zu gewährleisten. Durch die Sicherstellung einer konsistenten Verarbeitung zwischen Echtzeit-Dokumenteneinreichungen und regulatorischen Berichten können Unternehmen einen nahtlosen Übergang zu kontinuierlichen Transaktionskontrollen und regulatorischen Mandaten realisieren.
Die Kernfunktionen von SAP DRC umfassen
- Automatisierte E-Dokumente mit Echtzeit-Überwachung und -Korrektur: Dies ermöglicht eine sichere, automatisierte Integration mit Behörden und Geschäftspartnern, was die Effizienz steigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht.
- Umfassendes Reporting bis hin zur automatisierten Einreichung mit datengestützten Einblicken: Anwender erhalten in Echtzeit umsetzbare Einblicke in ihr ERP, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Einfache Erweiterung und Erstellung von Szenarien und Berichten: Eine Bibliothek mit vordefinierten Prozessen und Echtzeit-Szenarien steht zur Verfügung, um schnell auf Geschäftsanforderungen zu reagieren und Compliance-Berichte zu definieren oder bestehende Berichte schnell anzupassen.
Die Lösung unterstützt die automatisierte Übertragung und digitale Verarbeitung von Geschäftstransaktionen über Standards wie PEPPOL oder lokale Standards und ermöglicht die effiziente Korrektur von Transaktionen durch direkten Zugriff auf die zugrundeliegenden Transaktionen. Darüber hinaus bietet SAP DRC ein ganzheitliches Dashboard, das von elektronischen Dokumenten bis hin zum Reporting reicht, um Korrekturen und Nachverfolgungen nahtlos zu verwalten und die Benutzererfahrung über verschiedene Szenarien und Länder hinweg zu vereinheitlichen.
Ein weiterer Vorteil von SAP DRC ist seine globale Anwendbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, sich flexibel an die sich ständig ändernden digitalen Rechtsmandate weltweit anzupassen. Dies wird unter anderem durch die Bereitstellung regionalspezifischer Inhalte und Webinare zu Lösungen wie E-Invoicing in Saudi-Arabien, PEPPOL E-Invoicing für Australien, Neuseeland und Singapur sowie Legal Reports für verschiedene Länder und Regionen verdeutlicht.
Für Unternehmen, die eine nahtlose Integration und Compliance innerhalb ihrer SAP-Landschaft anstreben, bietet SAP Document and Reporting Compliance eine robuste und anpassungsfähige Lösung, um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und das gesetzliche Reporting weltweit zu erfüllen.
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