Pro Datenerhebung werden zwischen 50 und 100 Fragen gestellt
Erfolgsgeschichte: Bremensports
Alle Prozesse unterstützt, alle Prozesse stets im Blick
„Mit ID-Report können wir den gesamten Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung durchführen: von der Datenerhebung, über die Aggregation bis hin zur Erstellung und Veröffentlichung unseres Nachhaltigkeitsberichts, der als interaktive Webseite erschienen ist. Eine Prozessunterstützung von Anfang bis Ende, die uns viel Zeit erspart.“
Alexandra Groth-von Wahl und Meike Döscher-Mehrtens
Nachhaltigkeitscontrolling – bremenports GmbH & Co. KG
Das Unternehmen
bremenports betreibt seit Januar 2002 im Auftrag der Freien Hansestadt Bremen die Infrastruktur der bremischen Häfen. Mit 390 Mitarbeiter_innen ist bremenports an den Standorten Bremen und Bremerhaven vertreten. Die Hafenmanagement-Gesellschaft ist für die Hafenentwicklung, die Hafenplanung, den Hafenbau, die Hafeninstandhaltung und das Standortmarketing des Hafen- und Logistikstandortes zuständig. Darüber hinaus werden im privaten Drittgeschäft Projekt- und Beratungsdienstleistungen weltweit durchgeführt.
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Standorte in DE
5
CSR Manager
ca. 29,7 Mio. EUR
Jahresumsatz 2018
Mehr als 30
ID-Report Nutzer
Die Herausforderung
Mit der 2009 veröffentlichten greenports-Strategie ist der Nachhaltigkeitsgedanke in der Unternehmensstrategie der bremenports verankert. Die Managementgesellschaft leistet ihren Beitrag, um wirtschaftliche Interessen mit sozialen und ökologischen Ansprüchen zusammenzuführen. Immer in der festen Überzeugung, dass nachhaltiges Wirtschaften eine zwingende Voraussetzung dafür ist, um die bremischen Häfen auch in den kommenden Jahrzehnten leistungsstark und wettbewerbsfähig zu erhalten.
Seit 2012 berichtet bremenports in jährlich erscheinenden Nachhaltigkeitsberichten, unter Berücksichtigung der GRI Standards, über den aktuellen Status der Nachhaltigkeitsleistung und lässt die Berichte unabhängig prüfen. Zunächst wurde der Berichtsprozess manuell mit Emailabfragen und Excel-Tabellen durchgeführt. Das hat sich nicht nur als zeitaufwendig und mühsam in der Administration sondern auch als fehleranfällig in der Übertragung herausgestellt.
Wir suchten nach einer CSR Software, die uns im gesamten Prozess bis hin zur Veröffentlichung unseres Nachhaltigkeitsberichts unterstützt. Gleichzeitig war es an der Zeit den Bericht neben einer PDF- und Printversion auch als Website zu präsentieren. Mit nahezu keinen Programmierkenntnissen suchten wir also eine Software, die uns auch das Einrichten und Pflegen einer interaktiven Microsite möglich macht.
Da wir die Kollegen bei der Datenabfrage so wenig wie möglich belasten wollten, war uns die Nutzerfreundlichkeit der Software sehr wichtig. Der personalisierte Zugriff sollte so gestaltet sein, dass die Dateneingabe intuitiv und unkompliziert erfolgen kann – ohne sich detailliertere IT-Kenntnisse aneignen zu müssen. Zudem sollten die Vorjahresdaten einzusehen sein, um den Datenlieferanten die Eingabe zu erleichtern und gleichzeitig eine automatisierte Plausibilitätsprüfung durchführen zu können.
Ein großer Zugewinn ist für uns der Berichtseditor, der es uns ermöglicht aus den eingegebenen Daten bzw. den erhobenen GRI Indikatoren per Drag & Drop einen Bericht zusammenzustellen und dabei Seiten, Tabellen, Diagramme, Texte und Grafiken eigenständig einpflegen zu können. Dafür sind wir nun nicht mehr auf externe Agenturen angewiesen.
Die Lösung
Alexandra Groth-von Wahl und Meike Döscher-Mehrtens, Nachhaltigkeitscontrolling
Wir haben damit begonnen, die für uns im Stakeholderdialog als wesentlich identifizierten GRI-Indikatoren in die Software einzupflegen. Dabei erhielten wir Unterstützung durch die Berater der abat. Einige Indikatoren haben wir übernommen und andere auf unsere Charakteristiken als Hafenmanagementgesellschaft hin selbstständig angepasst. Auch nachträglich führten wir immer wieder Änderungen durch oder pflegen Aktualisierungen in den Indikatoren. Denn mit der Zeit ändert sich auch der Informationsbedarf der Stakeholder. Hier zeigt sich ID-Report hoch flexibel.
Der nächste Schritt bestand für uns darin, die Datenlieferanten von denen wir die Informationen benötigen im System anzulegen. Das ist ein weiterer Schritt, den wir bequem selbst durchführen konnten. Nach diesen beiden Schritten konnten wir unsere Datenerhebung starten. Wir haben Datenlieferanten in ID-Report mit Indikatoren verknüpft. Aus dieser Verknüpfung leitet ID-Report dann zu einem von uns festgelegten Startdatum automatisch eine Online-Befragung ab.
Zum Start der Datenerhebung lädt ID-Report automatisch alle Beteiligten per E-Mail ein. Jeder Datenlieferant erhält einen auf ihn anpassten Online-Fragebogen. Da wir uns nicht um die Zusammenführung der Informationen kümmern müssen, sparen wir viel Zeit. Über das Managementdashboard konnten wir zu jedem Zeitpunkt sehen, wie weit die Datenerhebung fortgeschritten ist. Hier werden uns auch die Fragen und Rückmeldungen angezeigt, die die Datenlieferanten zu den einzelnen abgefragten Indikatoren stellen können. Wir können direkt auf die Fragen antworten und optional auch pro eingereichtem Indikator entscheiden, ob wir diesen bereits annehmen oder ablehnen müssen, da der Datenlieferant bspw. noch vergessen hat, den angefragten Quellnachweis hochzuladen. Der Prozess ist dabei so intuitiv, dass sich nach kurzer Zeit eine flüssige Arbeitsweise einstellt.
ID-Report fragt neben den reinen Daten bzw. textuellen Informationen noch einige weitere Informationen ab. Bspw. für quantitative Angaben (in tabellarischer Form), wie die Informationen erhoben worden sind, ob es Unsicherheiten bzgl. der Datenqualität oder Vollständigkeit gibt und wie die Daten erhoben worden sind. Aus diesen Informationen können wir dann schnell erkennen, wie verlässlich die Daten sind und wie wir im Einzelnen mit den Antworten der Datenlieferanten verfahren wollen.
Parallel zur Datenerhebung haben wir damit begonnen, den Bericht zu erstellen. ID-Report unterstützt diesen Prozess durch einen integrierten Berichtseditor. Mit einzelnen Bausteinen werden neue Seiten, Texte, Grafiken, usw. komfortabel hinzugefügt. Indikatoren werden ebenfalls als Bausteine zur Verfügung gestellt. Wir fügen einen Indikator hinzu, entscheiden über die Darstellungsform und so können wir Daten bspw. als Diagramm oder auch tabellarisch darstellen.
Nach Abschluss des Berichtsprozesses lassen wir die Informationen extern prüfen, es ist uns seit Beginn der GRI-Berichterstattung ein wichtiges Anliegen glaubwürdig und transparent zu berichten. Die Prüfinstitutionen bekommen von uns einen eigenen Zugang mit eigenen Ansichten und Berechtigungen in ID-Report. Für die Prüfer ergab sich so eine nachvollziehbare und aufgabenorientierte Arbeitsweise direkt im System.
Am 27.03.2020 haben wir unseren aktuellen Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht. Für diesen Schritt wird der von uns über den Berichtseditor erstellte Bericht per Knopfdruck als Microsite exportiert und auf einem entfernten Server als Webseite zur Verfügung gestellt, in Deutsch und in Englisch.
In der kommenden Berichtsperiode können wir nun viele Dinge wiederverwenden. Wir können die Datenerhebung mit allen Indikatoren und Teilnehmern einfach klonen und erneut durchführen. Auch der Bericht kann als Vorlage einfach geklont werden. Daraus ergibt sich eine weitere, sehr große Zeit- und Kostenersparnis.
Zusätzlich nutzen wir ID-Report auch, um die Informationen für unsere separaten Umweltberichte zu erheben. Dabei verwenden wir Indikatoren des speziell für Häfen entwickelten Umweltmanagement-Systems „Port Environmental Report System (PERS)“. Durch die Möglichkeit eigenständig und unbegrenzt Indikatoren in ID-Report anlegen zu können, sind wir hier in der Lage alle entsprechenden Informationen in einem System zu erheben., so dass wir eine Plattform für alle nachhaltigkeits- und umweltrelevanten Informationen haben.
Die Resultate
Wir haben eine große Zeitersparnis im Bereich der Administration feststellen können. Erhobene Daten und Quellnachweise sind der jeweiligen Datenerhebung zugeordnet und müssen nicht aus Emailpostfächern und diversen Ordnern unterschiedlicher Kollegen herausgesucht werden.
Durch die Nutzung von ID-Report können wir gezielt mit unseren Kolleg_innen in Kontakt treten, die für die Dateneingabe zuständig sind. Die Software unterstützt uns dabei, die Struktur der Indikatoren so festzulegen, dass diese auf einen Blick erfasst und mit Daten komplettiert werden können.
Wir erheben nachweislich qualitativ hochwertigere Daten, weil wir diese nicht manuell eintragen, sondern automatisiert in den Bericht überführen. Zudem lässt sich mit ID-Report eine Plausibilitätsprüfung durchführen, die uns darauf aufmerksam macht, wenn einzelne Werte einen vorher definierten Abweichungswert überschreiten.
Wir haben von der ID-Impuls sehr guten Support erfahren. Gerade während des Entstehungsprozesses der Microsite war dies eine große Hilfe. In 2020 wurde unser Nachhaltigkeitsbericht zum ersten Mal online gestellt. Dies erforderte zeitnahe und individuelle Hilfe bei der Inhaltsgestaltung.
Wir evaluieren momentan die Eignung von ID-Report für andere Bereiche. Denn der grundlegende Prozess: Informationsbedarf festlegen, Informationen abfragen und Informationen darstellen (ob als Bericht oder Ansicht) lässt sich unserer Meinung nach auch auf andere Organisationsbereiche ausweiten.
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Success Story:
Bremenports
Leistungsbereich
sustain