Was ist ein SAP Business Partner und warum brauche ich ihn?
Ein SAP Business Partner ist im wahrsten Sinn des Wortes ein Geschäftspartner – also ein Kunde, ein Lieferant oder ein Mitarbeiter. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Partner eine juristische (Unternehmen) oder eine natürliche Person ist. Im klassischen SAP R/3 wurden die Partner entsprechend ihrer Funktion (z.B. Lieferant), in jeweils eigenen Tabellen gespeichert, mit entsprechenden Transaktionen verwaltet und gemäß ihrem Zweck verwendet. Spätestens mit der Einführung von SAP S/4HANA ist die Trennung der Geschäftspartner nach Sachgebiet überholt. Ab jetzt unterscheiden sich Geschäftspartner nur durch ihre individuellen Eigenschaften, wie Adresse oder Telefonnummer sowie sachliche Merkmale, z.B. "ist Organisation" oder "ist Lieferant". Somit kann ein Geschäftspartner mehrere Beziehungen haben, kann sogar beispielsweise Mitarbeiter und Kunde gleichzeitig sein. Folglich werden Geschäftspartner – egal welcher Ausprägung – in gemeinsamen Tabellen des SAP S/4HANA gespeichert und mit einer allgemeinen Transaktion verwaltet.
Weltweit steigt die Anzahl von S/4HANA-Installationen rapide an – nicht zuletzt wegen möglicher Performancegewinne. Häufig sind es Umstiege vom klassischen SAP R/3 auf die HANA-Technologie. Das heißt, im Altsystem sind bereits viele Geschäftspartner, z.B. Kunden oder Lieferanten erfasst und bilden die wohlbekannten Debitoren- und Kreditorenstämme. Diese Stammdaten müssen zuerst von ihrem bewährten, klassischen Datenmodell in die neue Welt transformiert und in das S/4HANA übertragen werden.
Diese wichtige Aufgabe wird durch die SAP Business Partner Migration durchgeführt und erfolgt – vor dem Upgrade auf S/4HANA – im "alten" SAP-System.
Migration der Business Partner
Die SAP Business Partner Migration lässt sich grob in drei Schritte unterteilen: Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit. Wie so oft ist die gute und vollständige Vorbereitung ein Garant für den erfolgreichen Abschluss. Deshalb gibt es in dieser Phase auch die meiste Arbeit. Die weitere Durchführung beschränkt sich dann auf nur wenige administrative Aufgaben und das Monitoring der Ergebnisse, die die SAP-Werkzeuge automatisiert liefern. Eine Nacharbeit hält sich abschließend in sehr engen Grenzen.
Vorbereitung
Eine erfolgreiche Migration der "alten" SAP-Geschäftspartner in die "neuen" SAP Business Partner erfordert einige Vorbereitung. Dazu gehört u.a. die Entscheidung, ob und in welchem Umfang die vorhandenen Stammdaten bei dieser Gelegenheit korrigiert und bereinigt werden. Durch eine Definition, welche Partner migriert werden sollen und welche nicht, ergibt sich der Arbeitsvorrat. Mit den Fachbereichen sollte zusammen entschieden werden, ob Nummernkreise und Kontengruppen bei dieser Gelegenheit konzeptionell neu aufgebaut werden oder sich an den bisherigen Einstellungen orientieren. Ein hierbei nicht zu vernachlässigende Problemkreis ist die mögliche Nummerngleichheit bei funktional ungleichen Geschäftspartnern: der Kunde mit der Kundennummer 1 wird im Allgemeinen nicht die gleichen Daten haben, wie der Lieferant mit der Lieferantennummer 1.
