Kosteneinsparungen: Reduzierung der Betriebskosten durch Automatisierung zeitaufwändiger manueller Aufgaben
Alles, was Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen müssen
Inhalt:
Der Mangel an qualifizierten Fachkräften stellt Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung: Sie müssen ihre Geschäftstätigkeit sichern und gleichzeitig Wachstum ermöglichen. Doch begrenzte personelle Ressourcen erschweren Skalierung und Effizienz.
Um wertvolle Kapazitäten freizusetzen, gewinnt Automatisierung zunehmend an Bedeutung. Robotic Process Automation (RPA) erweist sich dabei als Schlüsseltechnologie. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie RPA funktioniert und wo es den größten Nutzen bringt.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Software-Robotern (Bots). Diese Bots können manuelle, sich wiederholende Aufgaben übernehmen, die traditionell von Menschen durchgeführt werden, beispielsweise Daten eingeben, Formulare ausfüllen, Dateien verschieben und komplexe Berechnungen durchführen.
Anders als bei konventioneller Prozessautomatisierung, die tiefgreifende Systemintegrationen erfordert, arbeiten RPA-Bots auf der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen. Sie imitieren menschliche Interaktionen wie Mausklicks, Tastatureingaben und das Lesen von Bildschirminhalten – ohne dass bestehende Systeme angepasst werden müssen.
RPA ermöglicht es Unternehmen, Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Dadurch werden Mitarbeitende freigespielt, um sich auf wertvollere und strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Das führt in der Regel zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen.
Wie funktioniert Robotic Process Automation?
RPA-Bots imitieren menschliche Aktionen wie Klicken, Eingeben und Lesen von Bildschirminhalten. Sie interagieren mit Benutzeroberflächen und arbeiten mit verschiedenen Anwendungen genau so, wie ein Mensch es tun würde. Ein IT-Bot ist also eine Software-Anwendung, die automatisierte Aufgaben ausführt. Diese können von einfachen Befehlen bis hin zu komplexen Prozessen, die mehrere Schritte umfassen, reichen.
Was sind typische Anwendungsfälle für RPA?
Damit ein Prozess mit Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden kann, muss er bestimmten Kriterien entsprechen. Zunächst muss der Ablauf regelbasiert sein, das heißt, er sollte klar definiert und im Vorfeld beschrieben werden können. Zwar sind Varianten und Ausnahmeregelungen möglich, doch das Grundgerüst des Prozesses muss einer festen Logik folgen. Ebenso wichtig ist die Wiederholbarkeit: Der Prozess sollte stets nach demselben Muster ablaufen, da sich eine Automatisierung erst bei einer ausreichend hohen Anzahl an Wiederholungen lohnt. Zudem muss der Input digital vorliegen – beispielsweise in Form von E-Mails, Excel-Dateien oder anderen strukturierten Daten. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Stabilität des Prozesses: Er sollte standardisiert sein und sich nicht ständig verändern, um eine langfristige Automatisierung zu ermöglichen.
Typische Anwendungsfälle für RPA umfassen:
- Datenmanagement und Systemintegration: RPA-Bots können Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen, Daten validieren und konsistente Datensätze über mehrere Plattformen hinweg sicherstellen – ohne aufwändige API-Entwicklung.
- Dokumentenverarbeitung: Automatisierte Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung von standardisierten Dokumenten verschiedenster Art – von der ersten Sichtung bis zur finalen Archivierung.
- Transaktionsverarbeitung: Bots können regelmäßige Geschäftstransaktionen überwachen, durchführen und protokollieren – von finanziellen Vorgängen bis hin zu Bestellprozessen.
- Reporting und Analyse: Automatische Datensammlung, -aufbereitung und -distribution für entscheidungsrelevante Informationen.
- Workflow-Automatisierung: Orchestrierung von abteilungsübergreifenden Prozessabläufen und Koordination zwischen verschiedenen Systemen.
Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich RPA besonders?
RPA ist flexibel einsetzbar und besonders vorteilhaft für Unternehmen, die mit hohen Volumina an wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben arbeiten. Finanzdienstleister nutzen RPA zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen, Rechnungsverarbeitung und Compliance-Reporting. In Fertigung und Logistik optimiert die Technologie das Bestandsmanagement, die Lieferkettenkoordination sowie die Auftragsabwicklung.
Im Gesundheitswesen erleichtert RPA die Verwaltung von Patientendaten, unterstützt bei Abrechnungen und vereinfacht die Terminkoordination. Versicherungen profitieren von einer schnelleren Antragsbearbeitung, effizienteren Schadensmeldungen und einer optimierten Risikoprüfung. Auch der Handel setzt auf RPA, um Bestellprozesse zu automatisieren, den Kundenservice zu verbessern und das Retourenmanagement effizienter zu gestalten.
Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?
Es gibt verschiedene Formen der Prozessautomatisierung:
- Teilautomatisierung (Attended Automation): Menschen und Bots arbeiten zusammen, wobei der Bot bestimmte Teile des Prozesses automatisiert und der Mensch die Kontrolle übernimmt, wenn menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist. In diesem Fall spricht man von einem „Attended Bot".
- Vollautomatisierung (Unattended Automation): Der RPA-Bot übernimmt den gesamten Prozess ohne menschliches Eingreifen. Der Bot wird durch einen vereinbarten Startpunkt ausgelöst, z.B. ein Ereignis, wie das Eintreffen einer E-Mail oder durch einen festgelegten zeitlichen Rhythmus.
Welche Vorteile hat der Einsatz von RPA?
RPA bietet zahlreiche Vorteile:
Fehlerminimierung: Eliminierung menschlicher Fehler bei repetitiven Aufgaben
Effizienzsteigerung: Beschleunigung von Prozessen und Verkürzung von Durchlaufzeiten
Skalierbarkeit: Flexible Anpassung an schwankende Arbeitslasten
Compliance: Vollständige Dokumentation aller Aktionen für Prüfungs- und Compliance-Zwecke
Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Befreiung von monotonen Aufgaben zugunsten wertschöpfender Tätigkeiten
Hinzu kommt, dass die Erstellung von RPA-Bots auf sogenannten Low-Code-Tools basiert. Das bedeutet, dass ein funktionsfähiger Bot bereits mit wenig Fachkenntnis erstellt und angepasst werden kann. Darüber hinaus werden die betroffenen Systeme, in denen der Bot arbeitet, selbst nicht verändert. Die IT-Risiken sind dadurch deutlich geringer als bei Programmierungen, in denen die beteiligten Systeme verändert werden.
Ausblick: Unsere Blogreihe zur Prozessautomatisierung?
RPA ist nur der Anfang einer spannenden Reise. In den kommenden Teilen unserer Blogreihe werden wir tiefer in die Welt der intelligenten Automatisierung eintauchen:
Teil 2: Klassische RPA-Lösungen in der Praxis - Wir zeigen konkrete Implementierungsbeispiele aus verschiedenen Branchen und geben praktische Tipps für die erfolgreiche Bot-Entwicklung.
Teil 3: Intelligent Automation – RPA trifft KI - Erfahren Sie, wie die Kombination aus RPA und künstlicher Intelligenz neue Möglichkeiten eröffnet – besonders im Bereich des intelligenten Dokumentenverständnisses und der Verarbeitung unstrukturierter Daten.
Teil 4: Agentic Automation – Die nächste Evolution - Wir werfen einen Blick in die Zukunft, wo autonome, KI-gesteuerte Agenten selbstständig komplexe Entscheidungen treffen und Prozesse über Systemgrenzen hinweg orchestrieren.
Die Grenzen zwischen diesen Automatisierungsstufen verschwimmen zunehmend. Während klassisches RPA bereits erhebliche Effizienzgewinne ermöglicht, sprengt die Integration von künstlicher Intelligenz bisherige Grenzen der Automatisierbarkeit. Prozesse, die bisher menschliches Urteilsvermögen erforderten, können nun teilweise oder vollständig an intelligente Systeme delegiert werden.
Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit RPA auf die nächste Stufe zu heben? Dann schauen Sie sich gerne unsere SMARTsolution, dem RPA-Starterpaket an.
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FAQs
1. Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
RPA ist eine Technologie, die sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben mit Software-Bots automatisiert. Diese Bots imitieren menschliche Interaktionen mit IT-Systemen, um Prozesse effizienter zu gestalten.
2. Welche Vorteile bietet RPA?
3. Für welche Unternehmen eignet sich RPA besonders?
4. Welche Prozesse können mit RPA automatisiert werden?
5. Ist RPA schwer zu implementieren?
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